Od pomysłu na wolontariat do przyjazdu wolontariusza.

Zanim się zdecydujemy:

Od czego zacząć, jeśli organizacja/ instytucja zdecyduje się gościć wolontariusza?
Zanim zdecydujecie się gościć wolontariusza, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań.

• Zastanówcie się na przykład, czy w waszej organizacji faktycznie znajdzie się dla niego/niej tyle pracy, by zająć 30h w tygodniu (ok. 6h dziennie). Tyle właśnie powinien pracować wolontariusz/ka.
• Następnie pomyślcie, w czym taki wolontariusz/ka, mogliby wam pomóc. Jakie zadania należałyby do nich? Co mogliby robić? W jakim trybie mięliby pracować?
• I ostatnie pytanie- zastanówcie sie czy wolontariusz/ wolontariuszka, o którego będziecie się starać, jest „chciany” w zespole i czy inni pracownicy są otwarci i gotowi go/ ją przyjąć.

Warto pamiętać, że wolontariusz, zanim stanie się „wydajny” potrzebuje oswoić się ze specyfiką pracy, często inną niż w jego/ jej ojczystym kraju a niejednokrotnie po prostu musi nauczyć się pracować. Warto pamiętać, że czas potrzebny na aklimatyzację wolontariusza to, tak jak w przypadku nowego pracownika, od 3 do 6 miesięcy.

Zanim przejdziemy do formalności, jeszcze jedna kwestia, o której warto pamiętać- wolontariusz/ka nie może zastąpić w organizacji pracownika i nie może brać na siebie pełnej odpowiedzialności za działania (np. być jednym opiekunem grupy podczas wycieczki).

W kontekście powyższych elementów, warto jednak pamiętać, że wolontariusz/ka to wyjątkowy „nabytek” dla organizacji. Przynosi on/ona ze sobą nie tylko pomoc w codziennych działaniach ale i niejednokrotnie olbrzymią ilość energii, motywacji, nowych pomysłów i oddanie pracy. Nie można zapomnieć również o międzykulturowym wymiarze obecności wolontariusza/ki, który wiąże się z innymi tradycjami, zwyczajami, często inną religią czy językiem, ale też niejednokrotnie innym podejściem do rozwiązywania problemów.

Jeżeli wszystkie powyższe aspekty przeanalizowaliście i znaleźliście odpowiedź na te pytania, można przejść do formalnej strony przygotowań. Warto pamiętać, że czas, który upływa od chwili podjęcia decyzji o goszczeniu wolontariusza/ki do momentu jego/ jej przyjazdu to ok 6 miesięcy.

Etap 1 Akredytacja organizacji

By organizacja mogła przyjąć wolontariusza/kę potrzebuje uzyskać najpierw akredytację Narodowej Agencji programu Młodzież w Działaniu.
Akredytacja przebiega w trzech częściach. Najpierw stworzony zostaje list intencyjny (tzw. EI- Expression of Interest) organizacji, która ubiega się o wolontariusza. Następnie, po przedłożeniu go Narodowej Agencji, oczekuje się na przyjazd akredytora, który stawia się w organizacji w okresie do 6 tygodni. W spotkaniu akredytującym udział biorą koordynator działań wolontariuszy w organizacji goszczącej, koordynator projektu z ramienia organizacji koordynującej projekt- w tym wypadku Semper Avanti- oraz akredytor. Podczas spotkania poruszane są opisane w liście intencyjnym treści a także akredytor wyjaśnia zaistniałe jego/jej zdaniem wątpliwości. Następnie, jeśli jest taka potrzeba, EI uzupełniony zostaje o brakujące treści i zaraz po tym, jak akredytor przedłoży końcowy raport ze spotkania Narodowej Agencji wraz ze swoją rekomendacją, wydane zostaje decyzja o akredytacji i jeśli jest pozytywna, trafia do europejskiej bazy dany projektów EVS
Zapoznajcie się z treścią zamieszczonego tutaj formularza. Jest to list intencyjny, tzw. EI (Expression of interest), który należy uzupełnić w języku angielskim (w przypadku trudności językowych służymy pomocą). W liście tym umieszcza się podstawowe treści dotyczące organizacji i działań wolontariusza oraz opisuje otoczenie projektu oraz profil pożądanego wolontariusza.

Etap 2 Rekrutacja

Wraz z chwilą, w której otrzymaliśmy decyzję o pozytywnej akredytacji placówki, rozpocząć możemy działania mające na celu znalezienie odpowiednich wolontariuszy do potrzeb organizacji. Tutaj pożądane jest rozesłanie zaproszeń do znajomych i instytucji zagranicznych, w których posiadaniu jesteście. My robimy to samo korzystając z naszej bazy danych, rozsyłając zaproszenia do naszych stałych zagranicznych partnerów a także na wybrane listy dyskusyjne i fora.
Po otrzymaniu zgłoszeń od potencjalnych zainteresowanych, przedstawiamy wam nasze propozycje i wspólnie decydujemy, kto powinien do was przyjechać.

Etap 3 Wniosek

Po wybraniu wolontariuszy, zabieramy się do tworzenia wniosku, w który aplikować będziemy o środki na przyjęcie wolontariusza. Tym zajmiemy się my  Wasza organizacja będzie musiała przygotować tylko dokument o nazwie part III dostępny (tutaj).
Po złożeniu wniosku czekamy na decyzję Narodowej Agencji. Czas oczekiwania jest różny i waha się między 4 a 12 tygodniami.

Etap 4 Przyjazd wolontariusza

Po otrzymaniu decyzji od Narodowej Agencji, informujemy wszystkie zaangażowane strony. Jeśli jest pozytywna, zaczynamy praktyczne przygotowaniu do przyjazdu wolontariusza. Jeśli jest taka potrzeba, aplikujemy o wizę. Przygotowujemy umowę partnerską wiążącą wszystkie strony a także miejsce zakwaterowania, organizujemy wsparcie językowe oraz szukamy właściwego mentora („opiekuna”) dla wolontariusza. Organizujemy również podróż i planujemy szkolenie wprowadzające wolontariusza w projekt i zasady EVSu i pracy w placówce.

Etap 5 Szkolenia

W trakcie trwania projektu wolontariusz 2 razy weźmie udział w szkoleniach organizowanych przez Narodową Agencję. Pierwsze szkolenie, tzw. „ON- ARRIVAL TRAINING” odbywa się w przeciągu pierwszych dwóch miesięcy (najczęściej zaraz po przyjeździe wolontariusza) i jest wprowadzeniem do projektu EVS. Wolontariusze dowiadują się tam, jakie zasady obowiązują w EVSie oraz zastanawiają się, co chcieliby w trakcie projektu zrobić i czego się nauczyć. Niejednokrotnie stawiają sobie też cele, którą chcą realizować. Szkolenia ON- ARRIVAL odbywają się w Warszawie.
Drugie szkolenie nosi nazwę „MID-TERM TRAINING” i odbywa się w połowie projektu (najczęściej w Kazimierzu Dolnym lub Toruniu) i jest podsumowaniem projektu w połowie. Wolontariusze dokonują tam refleksji nad własnym projektem, zaangażowaniem, sukcesami i porażkami i planują dalsze swoje działania.
Również organizacje goszczące i koordynujące wolontariat, takie jak Semper Avanti, mogą brać udział w szkoleniach i seminariach dla organizacji. Narodowa Agencja organizuje 2 razy w roku szkolenia dla nowych organizacji goszczących i mentorów (tzw NOG + M) a także raz w roku seminarium dla doświadczonych organizacji goszczących i koordynujących (DOWiG). Ponadto Narodowa Agencja wdraża nowy program seminariów pogłębiających tematykę zagadnień związanych z EVSem tzw cykl LOWE- Laboratorium Optymalnego Wolontariatu Europejskiego. LOWE to dwa seminaria przedzielone kilkumiesięcznym okresem przeznaczonym na wdrażanie zdobytej podczas pierwszego seminarium wiedzy i służą podnoszeniu jakości realizowanych projektów.

Etap 6 Zakończenie projektu

Zbliżający się koniec projektu wolontariusza to czas auto- ewaluacji wolontariusza i przygotowania raportu końcowego, ale także czas na podsumowanie działań i współpracy zaangażowanych organizacji. Wolontariusz również opracowuje dla siebie certyfikat Youthpass- certyfikat wypracowany przez struktury UE, którego zadaniem jest dokumentować edukację nieformalną młodzieży. W takim certyfikacie wolontariusz opisuje kompetencje, które rozwinął podczas pobytu za granicą i pracy w projekcie. Taki certyfikat może stać się później załącznikiem do CV ubiegającego i o pracę wolontariusza.

Etap 7 Co dalej?

Nowy wolontariusz? Jeśli wszystko dobrze poszło i strony zaangażowane w projekt są z niego zadowolone i chcą inwestować dalej, możemy szukać kolejnych wolontariuszy. W końcu akredytację otrzymać można na 2 lata